ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

до плану розвитку архівної справи (Ф. 101) в архівному секторі

Києво-Святошинської райдержадміністрації на 2018 рік

1. Забезпечення збереження та державний облік документів НАФ

п. 1.2. в 2018 році архівний сектор планує провести ремонт документів з паперовою основою у кількості 250 аркушів – по документах архівного фонду «Микільсько-Борщагівська сільська рада»;

п. 1.3. планується оправлення та підшивка документів у кількості 35 одиниць зберігання – погосподарські книги Жулянської сільської ради та Микільсько-Борщагівської сільської ради;

п. 1.6. за період 2018 року заплановано закартонувати 350 одиниць зберігання;

п. 1.7. планується перевіряння наявності 642 од. зб. ( ф-384 «Радгосп «Тарасівський» с. Тарасівка», ф-386 «Колективне сільськогосподарське підприємство АФ «Тарасівська», ф-47 «Тарасівська сільська рада» с. Тарасівка, організація обліку справ, що знаходяться у розшуку, складання їх зведених списків та подання їх до Державного архіву Київської області.

2. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ

п. 2.2. в 2018 році планується провести удосконалення та переробку описів управлінської документації в кількості 200 од. зб. (складання опису справ постійного зберігання з виборів депутатів місцевих рад, міських, сільських, селищних голів в Києво-Святошинському районі);

п. 2.3. планується каталогізувати 6 одиниць зберігання у кількості 375 карток архівного фонду «Радгосп «Совки».

3. Формування НАФ та експертиза цінності документів. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій

п. 3.1. планується приймання на державне зберігання 200 одиниці зберігання управлінської документації (ф-43 «Петропавлівсько-Борщагівська сільська рада», ф-52 «Віта-Поштова сільська рада», ф-50 «Шпитьківська сільська рада», ф-47 «Тарасівська сільська рада», ф-49 «Хотівська сільська рада» - 16 од. зб.), ф-38 «Забірська сільська рада».

п. 3.2.1. в 2018 році планується схвалення описів на управлінську документацію у кількості 500 одиниць зберігання;

п. 3.2.2. планується схвалити, на засіданні Експертної комісії архівного сектору, описів справ з особового складу у кількості 100 одиниць зберігання, номенклатур справ 10 одиниць, інструкцій з діловодства 6 одиниць, положень про Експертні комісії 6 одиниць, положень про архівні підрозділи 6 одиниць;

п. 3.5.1. відповідно до Плану-графіка проведення комплексних перевірок установ – джерел комплектування НАФ на 2015-2019 роки в архівному секторі Києво-Святошинської районної державної адміністрації – архівний сектор планує провести 7 комплексних перевірок:

п. 3.5.3.1. планується проведення 2 семінарів з підвищення кваліфікації працівників діловодних, експертних та архівних служб установ у Києво-Святошинському районі на тему: «Організація ведення облікових документів в органах місцевого самоврядування, складання номенклатури справ установи» та «Забезпечення збереженості документів в організаціях та подальше передавання до архівного сектору»;

п. 3.5.3.2. орієнтована кількість слухачів, які візьмуть участь у семінарах – 40 осіб.

4. Використання інформації документів НАФ

п. 4.1. планується направити 2 документа до органів місцевого самоврядування та органів державної влади  із ініціативним інформуванням про забезпечення збереженості документів НАФ; про виявлення установ-джерел формування НАФ, в яких впроваджено електронний документообіг, створюються електронні документи з електронним цифровим підписом;

п. 4.2. у 2018 році планується виконати 1300 тематичних запитів із них 950 звернень від громадян, розглянутих на особистому прийомі;

п. 4.3. на 2018 рік архівний сектор планує організувати 3 публікації у засобах масової інформації про основні напрямки діяльності та основні види послуг, що виконує архівний сектор; планується проведення 3 виставок за документами архівного сектору на тему «Річниця незалежності України», «Відновлення України після Другої світової війни» та «Роковини Голодомору 1932-1933 років в Україні».

п. 4.4. за період 2018 року планується організувати роботу у читальному залі із 25 громадянами України та видати 250 справ.

5. Зміцнення матеріально-технічної бази архіву, його охоронної і пожежної безпеки

п. 5.1. планується виділення для архівного сектору іншого приміщення, приблизною площею 250 кв.м.;

п. 5.2. планується проведення ремонтних робіт у виділеному приміщені приблизною площею 250 кв.м.;

п. 5.3. у виділеному приміщені планується збільшення стелажного обладнання на 50 погонних метрів.

Завідувач архівного сектору                                            Д.В. Яворський