ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

до плану розвитку архівної справи (Ф. 101) в архівному секторі

Києво-Святошинської райдержадміністрації на 2015 рік

1. Забезпечення збереження та державний облік документів НАФ

п. 1.2. в 2015 році архівний сектор планує провести ремонт документів з паперовою основою у кількості 150 аркушів – по документах архівного фонду «Жулянська сільська рада»;

п. 1.3. планується оправлення та підшивка документів у кількості 17 одиниць зберігання – по господарські книги Жулянської сільської ради;

п. 1.6. за період 2015 року заплановано закартонувати 200 одиниць зберігання;

п. 1.7. планується перевіряння наявності 1132 од. зб. ( ф-46 «Софіївсько-Борщагівська сільська рада», ф-43 «Петропавлівсько-Борщагівська сільська рада»), організація обліку справ, що знаходяться у розшуку, складання їх зведених списків та подання їх до Державного архіву Київської області.

2. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ

п. 2.2. в 2015 році планується провести удосконалення та переробку описів управлінської документації в кількості 150 од. зб. (складання опису справ постійного зберігання з виборів депутатів місцевих рад, міських, сільських, селищних голів в Києво-Святошинському районі);

п. 2.3. планується каталогізувати 6 одиниць зберігання у кількості 336 карток архівного фонду «Радгосп «Совки».

3. Формування НАФ та експертиза цінності документів. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій

п. 3.1. планується приймання на державне зберігання 173 одиниці зберігання управлінської документації (ф-411 «Вишнева міська рада» - 58 од. зб., ф-52 «Віта-Поштова сільська рада» - 44 од. зб., ф-46 «Софіївсько-Борщагівська сільська рада» - 30 од. зб., ф-47 «Тарасівська сільська рада» - 25 од. зб., ф-49 «Хотівська сільська рада» - 16 од. зб.);

п. 3.2.1. в 2015 році планується схвалення описів на управлінську документацію у кількості 300 одиниць зберігання;

п. 3.2.2. планується схвалити, на засіданні Експертної комісії архівного сектору, описів справ з особового складу у кількості 100 одиниць зберігання, номенклатур справ 15 одиниць, інструкцій з діловодства 20 одиниць, положень про Експертні комісії 20 одиниць, положень про архівні підрозділи 20 одиниць;

п. 3.5.1. відповідно до Плану-графіка проведення комплексних перевірок установ – джерел комплектування НАФ на 2015-2019 роки в архівному секторі Києво-Святошинської районної державної адміністрації – архівний сектор планує провести 9 комплексних перевірок (Києво-Святошинська районна рада, Києво-Святошинська районна державна адміністрація, Боярська міська рада, Вишнева міська рада, Білогородська сільська рада, Бобрицька сільська рада, Бузівська сільська рада, Віта-Поштова сільська рада, Відділ культури, національностей та релігій Києво-Святошинської райдержадміністрації);

п. 3.5.3.1. планується проведення 2 семінарів з підвищення кваліфікації працівників діловодних, експертних та архівних служб установ у Києво-Святошинському районі на тему: «Організація ведення облікових документів в органах місцевого самоврядування» та «Укладання номенклатури справ установи»;

п. 3.5.3.2. орієнтована кількість слухачів, які візьмуть участь у семінарах – 35 осіб.

4. Використання інформації документів НАФ

п. 4.1. планується направити 3 документа до органів місцевого самоврядування та органів державної влади  із ініціативним інформуванням про введення платних послуг на роботи, що виконує архівний сектор; про активізацію роботи щодо упорядкування документів; про виявлення установ-джерел формування Національного архівного фонду, в яких впроваджено електронний документообіг, створюються електронні документи з електронним цифровим підписом;

п. 4.2. у 2015 році планується виконати 1200 тематичних запитів із них 850 звернень від громадян, розглянутих на особистому прийомі;

п. 4.3. на 2015 рік архівний сектор планує організувати 2 публікації у засобах масової інформації про введення платних послуг на роботи, що виконує архівний сектор, про основні напрямки діяльності та основні види послуг, що виконує архівний сектор;

п. 4.4. за період 2015 року планується організувати роботу у читальному залі із 5 громадянами України та видати 25 справ.

5. Зміцнення матеріально-технічної бази архіву, його охоронної і пожежної безпеки

п. 5.1. планується отримання одного додаткового приміщення площею 100 кв. м.;

п. 5.3. у наявному приміщенні архівного сектору планується збільшити протяжність стелажного обладнання (стелажних полиць) у кількості 20 погонних метрів.

Завідувач архівного сектору

адміністрації                                                                       Д. В. Яворський