ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

до звіту про виконання плану розвитку архівної справи в архівному секторі Києво-Святошинської райдержадміністрації за 2014 рік

Робота архівного сектору в 2014 році була спрямована на:

- створення належних умов для зберігання документів Національного архівного фонду;

- виконання завдань, передбачених Планом заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом та рухом документів НАФ на 2010-2014 рр.,

- надання практичної та методичної допомоги міським, селищним, сільським виконкомам, підприємствам, установам та організаціям в питанні архівної справи.

ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗБЕРЕЖЕНОСТІ ТА ДЕРЖАВНИЙ ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

1.2. За період 2014 року працівниками архівного сектору було проведено ремонт документів у кількості 101 аркуш;

1.3. Оправлено та підшито 7 одиниць зберігання архівного фонду «Жулянська сільська рада»;

1.6. Впродовж 2014 року було закортоновано 728 одиниць зберігання наступних фондів: Софіївсько-Борщагівська сільська рада, Дмитрівська сільська рада, Гореницька сільська рада, Києво-Святошинська райдержадміністрація, Києво-Святошинська районна рада;

1.7. Проведено перевірку наявності 2381 одиниць зберігання (Мироцька сільська рада - 221 од. зб.,  Михайлівсько-Рубежівська  сільська рада - 300 од. зб.,  Музичанська сільська рада – 239 од. зб.,  Петрівська сільська рада – 95 од. зб.,  Петрушківська сільська рада – 50 од. зб.,  Ходосівська сільська рада - 369 од. зб., Хотівська сільська рада – 377 од. зб., Шпитьківська сільська рада – 428 од. зб., Радгосп «Музичанський» - 118 од. зб., Радгосп «Мічуринський» - 18 од. зб., Радгосп «Рубежівський» - 166 од. зб.).

СТВОРЕННЯ ТА РОЗВИТОК ДОВІДКОВОГО АПАРАТУ ДОКУМЕНТІВ НАФ

2.2. На 2014 рік планувалося удосконалення та перероблення описів управлінської документації у кількості 150 од. зб. (складання опису справ постійного зберігання з виборів депутатів місцевих рад, міських, сільських, селищних голів в Києво-Святошинському районі), але у зв’язку із великою кількістю запитів від фізичних та юридичних осіб дана робота не проводилась;

2.3. Впродовж 2014 року було проведено каталогізацію 40 од. зб. у кількості 2080 карток управлінської документації.

ФОРМУВАННЯ НАФ. ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ. ОРГАНІЗАЦІЯ ЗБЕРЕЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ В АРХІВНИХ ПІДРОЗДІЛАХ ПІДПРИЄМСТВ, УСТАНОВ, ОРГАНІЗАЦІЙ.

3.1. В 2014 році на державне зберігання прийнято 728 од. зб. (Софіївсько-Борщагівська сільська рада - 196 од. зб,  Гореницька сільська рада – 208 од. зб., Дмитрівська сільська рада – 108 од. зб., райдержадміністраця – 59 од. зб., районна рада – 157 од. зб.);

3.2.1. На засіданні ЕК архівного сектору схвалено описів на управлінську документацію у кількості 459 од. зб.;

3.2.2. На засіданні ЕК архівного сектору погоджено описів справ з особового складу 452 од. зб., номенклатур справ – 15, інструцікцій з діловодства – 15, положень про експертні комісії – 21, положень про архівні підрозділи – 21;

3.5.1. У 2014 році проведено дві комплексних перевірки установ джерел формування НАф – Забірської сільської ради та Музичанської сільської ради;

3.5.3. Заходів з підвищення кваліфікації працівників діловодних експертних та архівних служб установ у 2014 році не проводилось.

ВИКОРИСТАННЯ ІНФОРМАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ НАФ.

4.1. У 2014 році було підготовлено 3 листа інформаційного інформування органам місцевого самоврядування та органам державної влади, щодо організованої виставки документів у архівному секторі.

4.2. За період 2014 року виконано 1800 тематичних запитів, з них 1781 із позитивним результатом, 11 із рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів, на особистому прийомі було розглянуто 1673 звернення;

4.3. У 2014 році було організовано 2 виставки документів на тему: виставка до річниці визволення Києво-Святошинського району від німецько-фашистських загарбників, Голодомор на Київщині 1932-1933 рр. мовою документів.

4.4. За період 2014 року була організована робота 2 користувачів, яким було видано 13 справ.

ЗМІЦНЕННЯ МАТЕРІАЛЬНОЇ БАЗИ АРХІВУ, ЙОГО ОХОРОННОЇ ТА ПОЖЕЖНОЇ БЕЗПЕКИ

5.1. На 2014 рік було заплановано отримання додаткового приміщення площею 100 кв. м. (вищевказане приміщення архіву не було надане);

5.2. У 2014 році були проведені ремонтні роботи у робочій кімнаті та переобладнання приміщення для архівосховища. Загальна площа ремонтних робіт у приміщеннях – 31 кв. м.;

5.3. Протяжність стелажного обладнання збільшено на 24 пог. м. у додатково переобладнаному приміщення для архівосховища.

Завідувач архівного сектору                                             Д. В. Яворський