Пояснювальна записка до текстових звітів про роботу архівного сектору Києво-Святошинської районної державної адміністрації (Ф. 209)

1. На виконання наказу Укрдержархіву від 16.08.2012 року № 145 та наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 року № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» в архівному секторі дотримуються всі вимоги протипожежної безпеки.

2. Щорічно проводиться протипожежно-технічне обстеження архіву органами пожежного нагляду. Інструктаж в архівному секторі з питань пожежної безпеки проводився 10.11.2017 року, у кінці 2017 на початку 2018 року заплановано діагностика усіх вогнегасників.

3. Змін і доповнень у списках справ, на які створено страховий фонд документів НАФ немає, страховий фонд не створювався.

4. Відомості про стан науково-технічного опрацювання документів наведені  у додатку 1.

5. Фонд користування у вигляді цифрових копій у 2017 році не створювався.

6. У 2017 році переведено у електронний вигляд 3 описи (Києво-Святошинське районне управління юстиції Київської області, Управління пенсійного фонду України у Києво-Святошинському районі Київської області, Контроло-ревізійний відділ Києво-Святошинського району Київської області), у форматі – Word, займають 425 КБайта.

7. Нормативно-правові акти не розроблювались та в управлінні юстиції не реєструвались.

8. Судових позовів до архівного сектору не подавалось.

9. Судових позовів від архівного сектору до фізичних чи юридичних осіб не подавалось.

10. До адміністративної відповідальності не питягувались.

11. Законодавство про Національний архівний фонд не порушувалось.

12. Семінарів, нарад, інших заходів з працівниками служб діловодства юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архіву, щодо впровадження нормативно-правових актів з питань роботи з електронними документами, їх підготовки для передавання на постійне зберігання не проводилось.

13. Юридичних осіб-джерел формування НАФ, у яких створюються електронні документи з електронним цифровим підписом не виявлено.

14. Ззвернень до архіву з надання методичної допомоги в організації роботи з електронними документами та підготовку їх до передавання на архівне зберігання не було.

15. Стан роботи із зверненнями громадян: кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років; заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян (наявність баз даних, надання консультацій і роз’яснень з найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях та на сторінках ЗМІ, запровадження   консультативних веб-сторінок «Звернення громадян» або «Інформація для громадян» на веб-сайтах, ведення інформаційно-пошукових систем обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань)  наведено у додатку № 6.

16. На виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи щодо соціального захисту колишніх політичних в’язнів і репресованих повідомляємо, що у архівному секторі документів що стосуються колишніх політичних в’язнів і репресованих не зберігаються.

17. У 2017 році розглянуто 2 соціально-правових запита, збільшення чи зменшення кількості соціально-правових звернень у 2018 році не передбачається.

18. Запити виконуються на безоплатній основі.

19. Он-лайн вистаки не проводились.

20. Кількість користувачів у читальному залі – 59 громадян України, видано справ – 378. Дослідників не зареєстровано.

21. Окремого читального зала у архіві немає, громадяни працюють із документами у робочій кімнаті, яка оснащена копіювальною технікою, комп’ютерами із виходом до мережі інтернет.

22. У робочій кімнаті користувачі можуть здійснювати копіювання документів власними технічними засобами.

23. Платні послуги у архівному секторі не введені.

24. Розпочата робота по переведенню у електронний вигляд описів, планується продовжувати дану роботу у 2018 році.

25. У 2017 році цифрові копії засобами електронного зв’язку надавались Прокуратурі Київської області 4 рази на запити в електронному вигляді.

26. Співпраця із засобами масової інформації проводиться за усною домовленістю.

27. Критичних зауважень у засобах масової інформації на діяльність архівних установ не має.

Завідувач архівного сектору                                            Д. В. Яворський